Teksti: Kimmo Hakola
Suuri osa säveltäjistä työskentelee erilaisten apurahojen turvin. Kilpailu rahoituksesta on kovaa, joten on tärkeää, että rahoitushakemus on valmisteltu huolella ja että hakemuksen arvioija saa tarkan kuvan hakijan projektista ja ansioista. Mutta millainen on hyvä apurahahakemus? Miten vakuuttaa arvioija projektin laadusta ja toteutettavuudesta? Ohjeita apurahan hakemiseen antaa tässä artikkelissa säveltäjä Kimmo Hakola, joka on toiminut kotimaassa eri säätiöiden ja Taiken vertaisarvioijana ja asiantuntijana yli 20 vuotta. Hän on kysytty neuvonantaja myös kansainvälisissä yhteyksissä.
Perusasiat kuntoon
Lue apurahan hakuilmoitus huolellisesti. Merkitse hakuilmoituksesta viimeinen hakupäivä kalenteriisi. Hakemusten on usein oltava perillä viimeisenä hakupäivänä klo 16. Sen jälkeen saapuneita hakemuksia ei käsitellä, vaikka syy olisi miten ymmärrettävä hyvänsä. Vaatimukset ovat kaikille samat.
Varaa hakemuksen tekemiseen, tekstien hahmottelemiseen ja hiomiseen useita päiviä aikaa. Älä jätä työtä viimeiseen päivään. Kokenut arvioija tunnistaa viime tingassa tehdyn hakemuksen – se kertoo paljon hakijan asenteesta.
Edelleen: lue jälleen hakuilmoitus ja ohjeet huolellisesti ennen kuin siirryt hakemuksen täyttämiseen. Tarkista ilmoituksesta, mille vuodelle haettava apuraha on tarkoitettu. Kohdista työsuunnitelmasi sen mukaan. Hakemusta ei käsitellä, jos se kohdistuu väärälle vuodelle.
Hae realistista summaa, jonka suhde kokonaisuuteen on mielekäs. Tutustu myöntäjän aikaisemmin päätettyjen apurahojen summiin. Selvitä myös, minkä summan alle esimerkiksi kohdeapurahoja ei myönnetä. Taikella tämä summa on 2 500 euroa – myöntäjä ei voi nostaa haettua summaa.
Työskentelyapurahan suuruuden voi laskea valtion taiteilija-apurahan kuukausisumman perusteella. Apuraha voidaan toki hakea tasasummana.
Valtion taiteilija-apurahojen pituudet vaihtelevat puolesta vuodesta viiteen vuoteen. Lisäksi joillakin taiteenaloilla on määräajoin jaettavana enintään 10-vuotisia taiteilija-apurahoja. Pitkät apurahat myönnetään lain mukaan kokeneille hakijoille.
Taiken apurahat on tarkoitettu ammattilaisille. Apurahaa ei myönnetä ammatilliseen perustutkintoon eikä alempaan tai ylempään korkeakoulututkintoon liittyvän opiskelun tai opinnäytetyön tukemiseen. Jatkotutkintojen apurahoista eri rahoittajilla on erilaisia käytänteitä.
Huolehdi tarkasti mahdollisista eläkemaksuista (Mela), jotka sisältyvät apurahaan. Työskentelyyn myönnettävä apuraha on ulosottokelpoinen.
Apurahan työsuunnitelma
Kirjoita hakemukseen selkeä ja ymmärrettävä työsuunnitelma. Apurahahakemus ei ole oikea foorumi kryptisille ja filosofisille pohdinnoille työstäsi ja tavoitteistasi, vaikka olisit muuten taipuvainen tämänkaltaisten tekstien kirjoittamiseen. Luetuta hakemustekstisi luotetulla henkilöllä varmistuaksesi tekstin ymmärrettävyydestä.
Tiivistä tekstiin olennaiset asiat. Perustele hankkeesi toteutettavuus ja se, miten hanke palvelee tavoitteitasi taiteilijana juuri nyt. Voit myös kertoa, miten työsi palvelee laajemmin kulttuurielämää. Kaikki kirjoittamasi kertoo osaamisestasi.
Mainitse hankkeen tarkka ajankohta. Mitä esitetään, miten, milloin, missä, miksi, kenen kanssa ja kenelle. Ei ole haitaksi, jos kaikkia yksityiskohtia ei ole vielä sopimustasolla päätetty – mutta ole rehellinen. Älä viljele epämääräisyyksiä. Arvioijat tarkastavat taustoja.
Jos työsuunnitelma koskee useita vuosia, suunnitelman on katettava tämä ajanjakso. Taiteilijat ovat yhä tottuneempia käyttämään projektinsuunnitteluohjelmia. Niillä viikkojen työvaiheet on helppo havainnollistaa. Ja muista, että taiteilija saa pitää myös lomaa. Sekin on hyvä oppia suunnittelemaan.
Hyvä hakemus on tiivis ja selkeä. Siitä käy ilmi työsuunnitelma tai hankkeen idea. Talousarvion tulee olla realistinen ja toteutettava. Hakemuksen täytyy kohdistua hakuilmoituksessa rahoitettaviin asioihin. Jos ideasi on uusi ja koet että rahoittaja ei suoraan ehkä tue aiettasi, ota yhteyttä rahoittajaan. On heidän etunsa auttaa hakijoita.
Hyvin laadittu hakemus ja hakijan aikaisempi toiminta vakuuttavat päättäjän siitä, että olet juuri oikea tekijä projektisi toteuttamiseen.
Talousarvio: rahoitussuunnitelma ja kustannusarvio
Esitä talousarviossa hankkeen tulot (rahoitussuunnitelma) ja menot (kustannusarvio). Ylimitoitettu hakusumma vie hankkeelta uskottavuuden. Projektilta edellytetään usein omarahoitusta: jos tätä ei mainita myöntäjän sivuilla, kysy sitä. Suureen hankkeeseen kannattaa hakea avustusta monelta taholta.
On tärkeää, että esitetyssä arviossa tulot ja menot ovat samansuuruisia. Tämä on kokemattoman hakijan yleinen virhe. Jos mahdollisia tuloja on enemmän kuin menoja, voidaan katsoa, ettet tarvitse hakemaasi rahoitusta.
Erittele menot eri käyttökohteisiin: kokonaissumma ei riitä. Rahoitussuunnitelmasta on käytävä ilmi myös omarahoitusosuus, jos sellainen vaaditaan, sekä samaan hankkeeseen muualta haettava tai saatu rahoitus sekä muu varmistunut tulo. Jos haet vain osarahoitusta, sinun on kuitenkin esitettävä projektin kokonaisbudjetti.
Valtionavustus (Taike) ei saa kattaa hankkeen kulujen täyttä määrää, ellei tähän ole erityistä syytä.
Jos rahoitustilanne muuttuu hakuajan jälkeen, hyvä tapa on ilmoittaa muutoksista. Se ei heikennä mahdollisuuksiasi, vaan päättäjä saa projektin kehittymisestä ajantasaisen kuvan. Se helpottaa päätöksen tekoa.
Työryhmät
Jos hakijana on työryhmä, eri rahoittajilla on hakuun omat ohjeensa, jotka täytyy tutkia huolella. Jos kaikkeen ei löydy vastausta rahoittajan ohjeista, ota yhteys toimijaan hyvissä ajoin ennen hakuajan umpeutumista.
Hakemuksen täyttää työryhmän yhteyshenkilö, joka ilmoittaa ryhmän jäsenten nimet ja syntymäajat. Yhteyshenkilön tulee liittää hakemukseen selvitys kaikkien jäsenten taiteellisesta toiminnasta. Jokainen työryhmän jäsen on itse vastuussa apurahaosuutensa käytöstä ja sen selvittämisestä. Yhteyshenkilö toimittaa nämä tiedot määräaikaan mennessä rahoittajalle.
Työryhmän apuraha jaetaan hakemuksessa ilmoitetun suunnitelman mukaan työryhmän jäsenten kesken hankkeen työskentelykustannuksiin. Apuraha on työryhmän jäsenille verovapaa, mutta jos apurasta maksetaan muita kuluja ulkopuolisille, palkkiosta on maksettava ennakonpidätys ja sivukulut. Työryhmän yhteyshenkilön on säilytettävä kaikki maksudokumentit mahdollisia tarkastuksia varten.
Jos työryhmän jäsen vaihtuu tai suunnitelma muuttuu, muutoksista on oltava yhteydessä rahoittajaan. Eri rahoittajilla on muutoksiin omat menettelynsä. Tärkeää on reagoida välittömästi ja toimittaa muutoksen vaatimat dokumentit viivyttelemättä.
Taiteilija- tai työskentelyapurahaa Taikesta hakeva voi olla yrittäjä. Hän voi olla esimerkiksi osakeyhtiön osakas tai yksityinen elinkeinonharjoittaja, jolla on toiminimi. Valtion taiteilija-apuraha myönnetään kuitenkin aina henkilökohtaisena apurahana taiteelliseen työskentelyyn eli elinkustannuksiin. Valtion taiteilija-apuraha on verovapaa. Henkilökohtaisia apurahoja ja avustuksia ei voi sisällyttää elinkeinotoiminnan eli toiminimen tai osakeyhtiön tuloon.
Varmista muiden rahoittajien hakuohjeista, miten kukin kunta, säätiö tai rahasto suhtautuu yrittäjyyteen.
Päätökset
Päätökset apurahoista tehdään pääsääntöisesti vertaisarvioinnin perusteella. Joissakin säätiöissä saattaa olla vain yksi keskeinen arvioija, joka vaihtuu vuosittain. Siksi kielteisen päätöksen jälkeen ei kannata jättää hakematta jatkossa.
On säätiöitä, joissa hallitus osallistuu aktiivisesti päätösten valmisteluun esittelyn ja kuultujen asiantuntijalausuntojen perusteella. Taikessa on hakualakohtainen toimikunta, joka istuu useamman vuoden. Arviointiin vaikuttavat kaikki samassa haussa saapuneet hakemukset, joita vertaillaan keskenään.
Taikessa päätöksentekoon vaikuttavat myös alueelliset ja kielelliset seikat sekä käytettävissä olevat määrärahat. Huomiota kiinnitetään myös sukupuolten tasa-arvoiseen kohteluun. Päätöksiä ei perustella.
Jos et saa apurahaa nyt, voit saada sen myöhemmin. Jos olet tehnyt kaikki aikaisempien myönnettyjen apurahojen selvitykset, olet aina harkinnassa mukana. Arvioijat seuraavat tekemisisiäsi silloinkin, kun et hae apurahoja. Heidän tulee seurata kulttuurielämää pysyäkseen ajan tasalla sen resursseista.
Apurahojen säännöllinen anominen on osa erityisesti vapaan taiteilijan työn vuosikelloa. Näin opit varmistamaan työsi jatkuvuuden ja olemaan jo hakemusten kautta osa aktiivista kulttuurielämää.
Kuva: Pixabay
Artikkeli on julkaistu myös Kompositio-lehdessä 2/2022.